人事行政局
局長-李宗祐 | ||||||||||||||||||||||||||||||
執行長-陳昆海 | ||||||||||||||||||||||||||||||
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運作方式
負責本會會籍資料整理與建檔、各級組織會務規範訂定與推動 、活動規劃與執行、聘書製作與發放、對外宣傳事宜、各項物品 製作與發放等,及其他秘書處交 辦事項為主要任務。
編制
每單位設局長一名,副局長二~三名,執行長一名,另依工作需求設「處」辦理相關事務。其幹部選員之參考及規範標準與權益,比照各縣(市)青溪總會辦理。
會本部編組及職掌:
會本部之「幕僚單位」: 1、人事行政局 (轄6個處):人事處、機要處、總務處、公關處、史政處、資管處。
各「局」之職掌(詳如各局職掌與分工表):
(1)、依專業分工訂定本會組織發展方針及規劃推動本會各項政策及工作,負責相關資料之彙整,提供各單位參考運用。
(2)、本會各種典章制度建立、執行與考核。
(3)、訂定本會「年度工作計畫」,並依年度工作計畫,貫徹實施。每季於本會「理監事會議」中提報工作狀況。
(4)、策劃、執行本會之各項會議、餐敘與活動,並協調連繫本會各級組織之各項會議、餐敘與活動。
(5)、針對各級所提出之各種建議事項或議題,實施專案研議,並以政策方式提出答覆及改進方案,俾作為本會推動工作之重要參據。
(6)、重大議題,應按提案方式作業,送會本部研議。
(7)、出席「會本部高階首長會議」。
任職標準:
1、各「局」、「部」:
(1)、局(部)長:以擔任過「全國總會」理監事、及「縣市總會」總會長者為優先、或相關專業人士。
(2)、副局(部)長:以擔任過「縣市總會」總會長者為優先。
(3)、執行長:以擔任過「縣市總會」總會長(執行長)者為優先。
(4)、處長:以擔任過「縣市總會」總會長(執行長)者為優先、或相關專業人士。
各級幹部任期:
以本會「理事長」之任期(每屆2年)為準。換屆時應即辦理總辭(包括各下屬之人員),並按任內績效狀態,重新檢討聘任。遇重大違紀並影響本會聲譽者,應提交理監事會決議後立即解聘。
發文及用印規定
1、各「局、部」之文書作業,因係屬「會本部」之幕僚單位;各地區辦公室主任係「會本部」之副秘書長兼任;故均無單位印信、無統一編號,不得開立收據。
2、凡行文均應以本會(理事長)之名義發文用印(單一窗口),僅冠以承辦單位之名副署;不得獨立對外行文,俾保持本會之統籌功能。
3、對內之簡便行文,一律以章戳(橢圓章戳、或條形章戳)行之,章戳由本會製作,並列入移交。
會議活動
1、為統一管制及協助作業,各「局、部、地區辦公室」所辦理之例會、餐敘、重大活動,均應通知「會本部」、並邀請派員蒞臨指導。
2、重大之活動議題應於本會「理監事會議」提報,經討論通過後實施。
3、各「局、部」會議:
(1)、各局、部「年度綜合會報」:於每年度10月份召開,俾檢討當年度工作得失,並策訂次年之「年度工作計畫」,並依年度工作計畫,貫徹實施。
(2)、「局務會議」、「部務會議」(定期內部會議): 每季召開,俾統合工作方向,檢討工作績效得失。
共同性定期會議:
(1)、「會本部高階首長會議」:為本會「理監事會議」前之工作準備會議
A、召開時間:於每次本會「理監事會議」前2~3週舉行,由二位專職副秘書長輪流召集。
B、會議承辦:會本部主辦由各部依成立時間之順序輪流承辦。會本部每次補助$5,000元,舉辦地點由承辦單位決定。
C、主持人:會議由秘書長主持,會議資料由會本部「人事行政局」之「機要處」負責彙整,俾研議本會工作方向及檢討得失。
D、出席人員:
(A)、本會指導顧問。
(B)、本會秘書長、各副秘書長(兼地區辦公室主任)、及地區辦公室執行長。
(C)、各局局長、執行長、人事行政局之公關處長、資管處長、法制考核局之文宣處長(協調聯繫單位)、考核處處長、各局辦理會議或專案相關之承辦處長、幹部。
(D)、各部部長、執行長(承辦單位應包括副部長、全體處長及相關重要幹部、顧問等,藉此讓該成員了解青溪總會的組織運作,增加其向心與榮譽感。)。
(2)、本會「理監事會議」:
A、「部長、執行長」、「地區辦公室主任、副主任、執行長」、「各局之全體處長(含)以上人員」,均應出席本會每次召開之「理監事會議」。
B、各「部」依需要指派相關「處長級」幹部列席與會。
(3)、本會「會員代表大會」:
「局(部)長、副部長、執行長」、「地區辦公室主任、副主任、執行長」及各單位「處長級」(含)以上重要幹部,均應全數列席參加會議,以與本會各相關單位,保持密切聯繫,增進情誼。
(4)、如因故無法出席,均應指派代理人與會,俾掌握本會各重要會議中所討論之重大議案,並對內部及所屬適切轉達。
6、專案性、臨時性會議,依需要即時召開。